Apa Itu Proyek ?

Proyek adalah suatu rangkaian pekerjaan yang diadakan dalam selang waktu tertentu dan mempunyai tujuan khusus. Yang membedakan proyek dengan pekerjaan lain adalah sifatnya yang khusus dan tidak bersifat rutin pengadaannya, sehingga pengelolanyapun memerlukan perhatian extra lebih banyak.

Semua proyek selalu mengandung resiko relatif besar terhadap manajemen yang diterapkan untuk proyek itu. Manajemen proyek yang asal–asalan akan berakibat buruk, ibarat mengebut dengan mobil balap dijalanan umum. Kerugian yang di derita tidak hanya materi, waktu dan tenaga namun juga kredibilitas, hubungan baik dan lain–lain bahkan berakibat fatal seperti rusaknya sistem yang telah mapan.

Sumber kegagalan terutama terletak pada manajemen, misalnya terjadi kesalahan identifikasi, baik identifikasi kebutuhan maupun identifikasi potensi pada saat perencanaan sehingga jadwal yang disusun pun menjadi tidak sesuai dengan keadaan yang sebenarnya dan menjadi penyebab gagalnya proyek.

Idealnya, sebuah proyek harus mampu memberikan optimasi sistem yang ada. Untuk itu diperlukan suatu manajemen proyek yang baik, terutama ditekankan pada :

  • Organisasi proyek harus tangguh, tahan terhadap gangguan-gangguan yang timbul, baik dari luar maupun dari dalam.
  • Analisa kebutuhan dan sumberdaya harus akurat, jangan sampai ada yang tidak dikenali. Toleransi yang ketat harus diberlakukan, mengingat ‘harga’ yang harus dibayar cukup tinggi apabila proyek gagal.
  • Pelaksanaan pekerjaan harus sesuai dengan perencanaan yang telah disusun matang.
  • Pengembangan sistem yang ada, baik untuk penyesuaian dengan perkembangan jaman maupun untuk optimasi sistem yang telah ada dan terkait dengan proyek.

Manajemen Proyek.

Jadi apa sebenarnya yang dimaksud dengan manajemen proyek ?

Secara mendasar, manajemen proyek adalah proses pengelolaan proyek yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, dan pengaturan tugas-tugas serta sumber daya yang dimiliki untuk mewujudkan tujuan yang ingin dicapai, dengan mempertimbangkan faktor-faktornya, terutama waktu dan biaya.

Sebuah proyek sederhana barangkali hanya membutuhkan secarik kertas untuk menyusun perencanaannya. Namun tidak dapat demikian untuk mega proyek, unsur terkait berjumlah sangat besar dan melibatkan ribuan pekerja, dana triliunan rupiah, waktu pelaksanaan tahunan dan lain-lain. Dengan demikian mau tidak mau harus menggunakan manajemen yang kelas ‘mega’ juga. Dalam lingkup demikian, strategi yang digunakan umumnya adalah :

  • Pemilihan tugas-tugas menjadi unit-unit kecil yang lebih mudah dikelola, tentu saja dengan tetap mempertimbangkan unsur efisiensinya.
  • Penjadwalan pelaksanaan tugas seoptimal mungkin dengan mempertimbangkan sumber daya yang ada, yaitu pekerja, waktu, peralatan, dana, material, metode pelaksanaan, maupun lingkup-lingkup yang ada.
  • Penelusuran pelaksanaan pekerjaan dengan pengukuran kemajuan (progress) dalam selang waktu dan periode tertentu.

Secara sederhana, manajemen proyek dapat disusun dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :

  • Apa yang harus dikerjakaan ?
  • Apa dan siapa yang harus menyelesaikan tugas-tugas yang ada ?
  • Sampai kapan waktu yang tersedia ?
  • Bagaimana pembiayaannya ?
  • Apa yang terjadi apabila proyek terlambat selesai ? atau bahkan gagal ?

Secara bertahap, manajemen proyek dapat dipilih menjadi beberapa fase proses, yaitu :

  1. Perencanaan dan penyusunan jadwal. Tahap ini adalah tahap paling penting karena didalamnya terdapat proses penentuan tugas dan durasinya serta penentuan hubungannya dengan tugas-tugas lainnya. Tahap-tahap lainnya sangat bergantung pada data yang terdapat pada tahap awal ini.
  2. Pengelolaan perubahan. Selama melaksanakan proyek, seringkali diperlukan penyesuaian antara rencana dengan kenyataan yang ada. Hal ini mungkin saja terjadi karena ada factor yang tidak dapat diperkirakan sebelumnya, seperti kebijakan politik pemerintah setempat dan sebagainya. Untuk itu diperlukan suatu cadangan sumber daya untuk mengatasinya. Yang perlu diperhatikan adalah tingkat toleransi yang dicanangkan. Jika ternyata masih diperlukan penyesuaian yang melebihi persediaan toleransi maka harus dicarikan alternative pemecahannya, disinilah benar-benar diperlukan kemampuan manajemen yang handal. Dengan mendasarkan pada prinsip : “Apapun yang terjadi, proyek harus selesai tepat waktu”. Maka solusi pasti dapat ditemukan. Solusi yang diambil biasanya peninjauan-peninjauan ulang alokasi sumber daya, misalnya dalam hal alokasi dana untuk kontingensi (biasanya berkisar 15%). Apabila terjadi sesuatu maka penyedotan dana kontingensi tetap tidak boleh melebihi 15%. Kalau tidak, maka dapat berakibat fatal. Untuk itu diperlukan bantuan dari pos dana lainnya yang masih memungkinkan.
  3. Publikasi informasi proyek. Semua bagian yang terkait dengan proyek, baik diluar apalagi didalam tubuh organisasi proyek, mutlak harus tau informasin tentang proyek. Untuk itu diperlukan sarana publikasi yang beragam, misalnya laporan kemajuan, rapat regular, rapat lapangan, penerbitan buletin, majalah dinding dan seterusnya. Sebuah divisi pengolahan data harus mampu menghasilkan informasi yang valid dan selalu terbaru akan sangat mendukung dalam hal ini. Penggunaan perangkat komputer baik software maupun hardware sangat diperlukan. Contohnya dengan menggunakan LAN, WAN, dengan software Microsoft project, primavera, dan lain-lain.

 

Metode Manajemen Proyek.

Metode manajemen proyek mendasarkan pengembangannya pada pencarian teknik pengelolaan yang ditekankan pada penjadwalan. Sebelum memutuskan untuk menjadwalkan suatu tugas, manajemen memerlukan informasi terinci mengenai tugas tersebut, misalnya ruang lingkup tugas, lama penyelesaian tugas, tanggung jawab tugas, tugas awalan yang harus diselesaikan sebagai syarat penyelesaian tugas tersebut dan sebagainya.

Ada beberapa jenis metode manajemen proyek yang dikenal saat ini, antara lain :

  • PERT (Program Evaluation Review Technique)

Cara ini dikembangkan oleh Lockheed sewaktu mendapatkan proyek pembuatan peluru kendali bawah laut dari angkatan laut amerika. Metode ini memakai perhitungan peluang statistic untuk menghitung durasi waktu proyek. Pada tahap pengembangan sekarang ini, metode PERT lebih banyak mengacu pada representasi grafis yang menggambarkan keterkaitan masing-masing tugas dalam proyek. Metode ini sering juga disebut diagram jaringan atau network diagram seperti yang digambarkan pada gambar 1.1.

  • CPM (Critical Path Method).

Metode ini dikembangkan oleh DuPont Corporation dan Remington Rand. Metode ini menerapkan perhitungan matematis durasi waktu total yang mendasarkan pada durasi masing-masing tugas berikut ketergantungannya serta menentukan tugas-tugas yang bersifat kritis. Metode ini merupakan metode fundamental yang digunakan untuk menyusun perangkat lunak sistem penjadwalan, termasuk Microsoft project. (gambar 1.2).

  • Gantt Chart.

Metode ini pertama kali dikembangkan oleh Henry L. Gantt. Prinsipnya adalah penggambaran aktifitas pekerjaan ke dalam bentuk grafik dengan skala waktu. Grafik ini kemudian disebutkan dengan Gantt Chart untuk menghormati jasa penemunya. Anda dapat memakai grafik ini pula jika anda memanfaatkan Microsoft Project unutk memantau proyek anda seperti yang di gambarkan oleh gambar 1.3.

 

Microsoft Project.

Microsoft Project menggabungkan ketiga metode yang telah dijelaskan diatas untuk mengelola proyek anda.

Secara bertahap, pekerjaan yang kita lakukan dalam mengelola proyek dengan Microsoft Project adalah sebagai berikut :

  1. Menyusun Jadwal. Anda dapat menyusun jadwal proyek yang anda perlukan dengan memasukkan daftar pekerjaan yang ada kemudian menentukan durasi waktu yang dibutuhkan untuk masing-masing pekerjaan. Dengan Microsoft Project, anda dapat memecahkan pekerjaan menjadi bagian-bagian kecil yang berupa tugas-tugas dengan rincian durasi waktunya masing-masing sehingga lebih mudah pengelolaannya. Anda tinggal menentukan tugas mana yang harus dikerjakan lebih dahulu sebelum tugas yang lain dan Microsoft project akan menghitung kebutuhan anda serta merangkai kerangka jadwal menjadi kesatuan yang utuh dari keseluruhan jadwal proyek.
  2. Memasukkan Personil Dan Peralatan. Setelah daftar pekerjaan dan tugas masing-masing tersusun, anda dapat juga menambahkan personil dan peralatan yang diperlukan untuk masing-masing tugas. Dengan Microsoft project, pekerjaan ini menjadi begitu mudah dan karena prosesnya praktis dan pengisiannya langsung ke jadwal yang telah tersusun.
  3. Menepatkan Jadwal. Anda juga dapat mengevaluasi ulang dan mengoreksi jadwal yang telah tersusun dengan mudah. Jika misalnya jadwal akan menyebabkan melesetnya pencapaian tujuan, anda tinggal menganalisa susunan, barangkali perlu mengubah urutan tugas atau menyesuaikan durasi waktunya kemudian dengan cepat dan tepat Microsoft project akan menyusun ulang jadwal keseluruhan.
  4. Publikasi Informasi Proyek. Anda dapat dengan mudah untuk memperbaharui informasi proyek anda dengan Microsoft project. Hal-hal khusus mengenai kemajuan proyek dapat anda tampilkan dengan lebih baik dengan fasilitas yang ada.
  5. Penelusuran Kemajuan Proyek (Progress). Anda dapat dengan mudah memasukkan data baru yang berupa pencapaian tambahan terhadap hasil pelaksanaan tugas dan Microsoft project akan menghitung kemajuan yang dicapai. Jika misalnya setelah proyek berjalan dan ada tugas yang pelaksanaannya tersendat-sendat maka Microsoft project segera memberi tahu anda tentang tugas kritis ini, sehingga proyek terselamatkan dari keterlambatan.

 

Contoh Penggunaan Jadwal Pada Sebuah Proyek.

Dibawah ini akan diberikan suatu contoh penggunaan penjadwalan pada sebuah proyek PC I Girder. Namun sebelum membuat jadwal harus terlebih dahulu ditempuh langkah sistematika urut-urutan kerja sebagai berikut :

FlowChart Pekerjaan Pembuatan PC I Girder

Leave a Reply